26.10.2022

Interview: Worauf es beim Beitritt zum Praxisnetzwerk ankommt – ein Erfahrungsbericht.

Interview: Worauf es beim Beitritt zum Praxisnetzwerk ankommt – ein Erfahrungsbericht.

Seit Mai 2022 gehört die MVZ-Orthopädiepraxis „Dres. Swart und Di Maio“ zum orthopädischen Praxisnetzwerk der KINIOS GmbH. Was hat die Inhaber Dr. Stephan Swart und Dr. Carlo Di Maio motiviert, dem Kinios-Netzwerk beizutreten? Wir haben mit den Ärzten gesprochen, über Auswirkungen, Perspektiven – und wie sie die gemeinsame Zusammenarbeit erleben.

Herr Dr. med. Swart und Herr Dr. med. Di Maio, Sie beide betreiben ein MVZ mit Standorten in Neukirchen-Vluyn und Rheinberg. Wie lange sind Sie niedergelassen? Was ist Ihr Schwerpunkt? Und was zeichnet Ihr Therapieangebot aus?

Dr. Swart: Der Praxisstandort in Neukirchen-Vluyn wurde von mir 1999 als Einzelpraxis neu gegründet. 2002 trat dann Dr. Di Maio als Partner mit einem zweiten KV-Sitz in die Gemeinschaftspraxis ein. Die Basis unserer ärztlichen Tätigkeit bildet die klassische Orthopädie und Unfallchirurgie inklusive D-Arzt-Zulassung beider Partner. 2003 haben wir damit begonnen, „alternative Heilmethoden“ mit der klassischen, strukturorientierten Schulmedizin zu kombinieren und mit diesem Diagnostik- und Therapiekonzept unseren Patienten einen Mehrwert zu bieten. Dazu gehören unter anderem die radiale und fokussierte Extrakorporale Stoßwellentherapie (ESWT), Osteopathie, Faszienlehre, Dry Needling, Ernährungsberatung und Supplementtherapie. Bei uns steht der Patientenservice im Vordergrund. Dies äußert sich zum Beispiel darin, dass seit 2014 eine Praxissekretärin im Team sich ausschließlich um Patientenbelange kümmert. 2015 haben wir einen zweiten, rein privaten Praxisstandort in Rheinberg gegründet, der seitdem von beiden Ärzten abwechselnd betreut wird.

Dr. Di Maio: Wir bedienen ein breites Patientenspektrum und alle Altersklassen, vom Kind bis zum Senior. Unser ganzheitlicher, regenerativer Schwerpunkt beruht dabei auf einer ausgefeilten Diagnostik inklusive modernster Verfahren, wie zum Beispiel der digitalen Volumentomographie (DVT) und einem über die Jahre ausgereiften, konservativen Therapiekonzept. Das zeichnet uns aus und wird von den Patienten der Region sehr gut angenommen.

Wie kam es zum Kontakt mit KINIOS und zur Zusammenarbeit?

Dr. Di Maio: Der Kontakt kam über unser Netzwerk zustande. Angefragt wurde, ob Interesse bestünde, mit einem Investor zusammenzuarbeiten. Da das Thema Nachfolgeregelung bei uns in den nächsten Jahren aktuell sein wird, haben wir Erstgesprächen zugestimmt.

Dr. Swart: So kam es, dass im Frühjahr 2021 erstmalig ein Mitarbeiter von KINIOS auf uns zukam und wir im weiteren Verlauf auch ein Gespräch mit Herrn Ludowig, dem Geschäftsführer, führten. Das Gesamtkonzept und die Vision der Praxisallianz gefielen uns. Beide Vorgespräche empfanden wir als sehr angenehm und vertrauenserweckend. Im Anschluss sind wir gemeinsam zum Entschluss gekommen, entsprechende Verhandlungen mit KINIOS einzuleiten.

Was hat Sie dazu bewogen, dem KINIOS-Praxisnetzwerk beizutreten?

Dr. Swart: Da bei uns beiden im familiären Umfeld keine Praxisnachfolgemöglichkeit gegeben ist, waren wir bereits gedanklich mit dem Thema beschäftigt, als der Kontakt zu KINIOS entstand. Die Perspektiven, die uns im Rahmen der Vertragsverhandlungen aufgezeigt wurden, haben mich überzeugt. Besonders die Möglichkeit des selbständigen Arbeitens im Praxisumfeld unter gleichzeitiger Regelung der Praxisnachfolge.

Dr. Di Maio: Neben einer gewissen Planungssicherheit für die nächsten Jahre war es für mich wichtig, weiterhin in einer Struktur zu arbeiten, die meinen Vorstellungen entspricht. Die Vision, Rahmenbedingungen und Strukturen des KINIOS-Praxisnetzwerkes erfüllen dies, sodass eine fortbestehende Selbständigkeit damit nicht mehr notwendig ist. Zum Entschluss beigetragen, uns zu einem Beitritt in das Praxisnetzwerk von KINIOS zu entschließen, hat auch der Wandel der gesellschaftspolitischen Rahmenbedingungen, der Ständepolitik, der damit verbundenen Unsicherheiten und eventuell steigenden unternehmerischen Risiken.

Warum sind Sie gerade dem KINIOS-Netzwerk beigetreten?

Dr. Di Maio: Die Vision und das Konzept des KINIOS-Praxisnetzwerkes haben uns überzeugt, es schafft eine Win-win-Situation für alle Beteiligten. Wir haben ein Angebot und Rahmenpaket zusammengestellt bekommen, das in vollem Umfang unseren Vorstellungen entspricht und erlaubt, weitgehend selbstbestimmt zu agieren und das darüber hinaus noch eine positive Weiterentwicklung auf persönlicher, professioneller und Praxisebene ermöglicht.

Dr. Swart: Der persönliche Eindruck während der gesamten Verhandlungszeit war sehr positiv. Er war geprägt von einem respektvollen, vertrauensvollen Miteinander und einem wirtschaftlich interessanten vertraglichen Angebot. Damit war und ist die Basis für eine professionelle Zusammenarbeit und Zukunft gegeben. Mir war es wichtig, auch weiterhin engagiert meiner ärztlichen Tätigkeit im Unternehmen nachgehen zu können. Diesem Aspekt wurde in vollem Umfang entsprochen, daher die Entscheidung für KINIOS.

Wie kann man sich so einen gesamten Beitrittsprozess vorstellen und wie lange hat er gedauert?

Dres. Swart/Di Maio: So ein Umwandungs- und Beitrittsprozess untergliedert sich in mehrere Phasen. Erste lockere Gespräche fanden bereits im Frühjahr 2021 statt. Nach einer initialen Vertraulichkeitsvereinbarung wurden die wesentlichen Kernpunkte des späteren Vertrages in einer Absichtserklärung, im Term Sheet, fixiert. Dann wurde eine Due-Diligence-Prüfung unseres Unternehmens durchgeführt und der endgültige Vertrag aufgesetzt. Diese Phasen waren zeitlich, personell und emotional sehr intensiv. Oft fanden täglich mehrere digitale Meetings und Gespräche mit KINIOS und unseren Beratern statt, abgesehen von den ungezählten internen Beratungen. Der notarielle Vertrag wurde am 15. Dezember 2021 geschlossen. Parallel dazu musste unsere Praxis in die MVZ GmbH umgewandelt werden. Das konnte dann im Mai 2022 rechtsbeständig abgeschlossen werden.

Bei einer geplanten Praxisnachfolgeregelung sind beratende Personen, die den Prozess begleiten, von Vorteil. Wer hat Ihnen zur Seite gestanden?

Dr. Di Maio: Wir waren eine der ersten Praxen, die sich dem KINIOS-Praxisnetzwerk angeschlossen hat. Die Beteiligung verschiedener Fachrichtungen war erforderlich, um verschiedene Aspekte abzudecken, zum Beispiel den Beteiligungsprozess, die optimale steuerliche Gestaltung und die MVZ-Umwandlung.

Dr. Swart: Verschiedene externe Berater standen uns dabei zur Seite: ein medizinischer Fachanwalt aus einer Kanzlei in Bonn, ein spezifisch erfahrener Wirtschaftsprüfer aus einer Beratungsgesellschaft in Duisburg und unser langjähriger Steuerberater aus Krefeld. Dazu kamen viele Gespräche mit befreundeten, fachkundigen Kollegen. In der Rückschau war diese intensive, externe Beratung notwendig und sinnvoll.

Welche Herausforderungen gab es und welche Auswirkungen hatte der Prozess auf das Team, die Praxistätigkeit und Sie beide persönlich?

Dr. Di Maio: Die Herausforderungen des Prozesses waren auf verschiedenen Ebenen angesiedelt und bedurften einer stets vertrauensvollen Zusammenarbeit aller Beteiligten. Eine Vielzahl an verschiedenen Dokumenten und Informationen musste zusammengetragen und bereitgestellt werden, so für die Erstellung der Absichtserklärung, die Due-Diligence-Prüfung und Umschreibung der Mietverträge. Das hat vor allem das Team im Backoffice gefordert. Auch war der zeitliche Rahmenaspekt ein Thema. So hat zum Beispiel die Umwandlung der Praxis in ein MVZ und die Anerkennung durch die KV ein halbes Jahr an Zeit in Anspruch genommen. Dazu kamen neben der eigentlichen Praxistätigkeit noch viele abstimmende Telefonkonferenzen, teilweise bis spät in die Nacht und auch an Wochenenden.

Dr. Swart: Auf personeller Ebene haben wir das Team im Prozess früh abgeholt und mit ins Boot genommen. Die Mitarbeiter hatten initial erhebliche Ängste um den Verlust ihrer Arbeitsplätze und die Ungewissheit bezüglich der künftigen Arbeitsplatzgestaltung. Dies erforderte von uns ein hohes Maß an Fingerspitzengefühl und Transparenz. Letztlich konnten aber die positiven Aspekte überzeugen, zum Beispiel die Arbeitsplatzsicherung durch die Nachfolgeregelung, bessere Rahmenbedingungen und das Angebot von Fortbildungsmöglichkeiten. Keine MFA hat aufgrund der Beteiligung den Arbeitsplatz aufgegeben. Die Praxistätigkeit hat sicher im Zeitraum Juli bis Dezember 2021 Einschränkungen hinnehmen müssen. Das ließ sich bei der Fülle der manchmal etwas kurzfristig zu treffenden Entscheidungen nicht immer vermeiden. Nicht zuletzt haben unsere beiden Partnerinnen erheblich zur Bereitstellung sämtlicher für den Prozess erforderlichen Informationen beigetragen.

Was hat sich in Ihrem Praxisalltag seit der Beteiligung durch KINIOS personell, strukturell und organisatorisch verändert?

Dr. Swart: Auf den ersten Blick, für mich als Arzt, nichts. Die personellen und organisatorischen Strukturen sind gleichgeblieben. Wir agieren in guter Abstimmung mit KINIOS autark, was Personalführung, Praxisorganisation etc. angeht. Investitionsentscheidungen können wir in adäquatem Rahmen selbst treffen. Im Backoffice gab es eine prozessorientierte Veränderung. Nach einer Umstrukturierung unter Einbindung der Steuerberatungsgesellschaft von KINIOS findet jetzt über DATEV ein direkter Finanztransaktions-Informationsfluss statt, der tagesaktuelle Auswertungen ermöglicht. Dabei sind zukünftige, anstehende Prozessänderungen begrüßenswert, zum Beispiel in der Unterstützung bei der Personalgewinnung oder der gemeinsamen Einkaufs- und Beschaffungssteuerung.

Dr. Di Maio: Wir sind dabei, die Rahmenbedingungen für alle künftig strukturell zu verbessern und den Workflow zu optimieren. Personell ist daher in Planung, dass das Team künftig an gezielten Punkten durch zwei weitere Personen unterstützt wird. Dies führt unter anderem zur Entlastung und höheren Zufriedenheit des vorhandenen Personals, trägt zur Förderung des Abbaus von Überstunden bei und gibt uns eine gewisse personelle Planungssicherheit, zum Beispiel bei hohem Krankenstand. Auch ist in Planung, mit KINIOS die Themen Digitalisierung, Praxis-EDV und Telefonservice weiterzuentwickeln und einen bestmöglichen Warenbeschaffungsvorgang innerhalb der Infrastruktur zu realisieren.

Wie liefen die Verhandlungen für Sie ab? Und welche Tipps würden Sie Ihren KollegInnen geben, die an eine Praxisübergabe denken?

Dr. Di Maio: Die Verhandlungen liefen für mich von Beginn an auf Augenhöhe ab. Ich empfand sie als sehr angenehm und authentisch, Absprachen wurden stringent eingehalten. KollegInnen, die in Erwägung ziehen, einem solchen Netzwerk beizutreten, würde ich mit auf den Weg geben, dies bereits frühzeitig unter Einbindung verschiedener Ressourcen zu planen. Und zwar mindestens fünf Jahre vor Praxisaufgabe und für den eigentlichen Beteiligungsprozess mindestens ein halbes Jahr. Des Weiteren finde ich es wichtig, sich bewusst zu machen, dass man je nach Vertragsgestaltung nach dem Netzbeitritt in einem Team eingebunden sein wird, in dem eine weitere starke Performance, Weiterentwicklung und persönliche Einbringung ausdrücklich gewünscht wird.

Dr. Swart: Als Mediziner habe ich bisher keinen fundierten Einblick in den Ablauf eines solchen Beteiligungsprozesses gehabt. Begriffe wie Absichtserklärung, Term Sheet oder Due-Diligence-Prüfung waren Neuland für uns. Vor allem waren wir uns nicht bewusst, wie intensiv sich der Prozess gestaltet und wie detailliert KINIOS Informationen benötigen würde, so zum Beispiel über personelle Veränderungen innerhalb der letzten zehn Jahre. Mein Rat an abgabewillige KollegInnen ist, sich schon im Vorfeld ein gutes Beraterteam zu suchen, falls noch nicht vorhanden, zum Beispiel Fachanwälte für Medizinrecht, Wirtschaftsprüfer mit Erfahrung in diesem Bereich und Steuerberater. Und in Abstimmung mit KINIOS im Vorfeld Informationen über die anstehende Abläufe auszutauschen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, das eigene Team rechtzeitig einzubinden. Viele der Befürchtungen unserer MitarbeiterInnen waren gegenstandslos, nachdem sich das Team von KINIOS in der Praxis persönlich vorgestellt hat.

Wenn Sie ein Resümee ziehen: War es im Nachhinein betrachtet die richtige Entscheidung? Würden Sie wieder in das Praxisnetzwerk der KINIOS eintreten?

Dr. Swart: Wir arbeiten jetzt Ende Oktober 2022, seit fast einem Jahr, mit KINIOS vertrauensvoll zusammen. Die Strukturen und Prozesse dort entwickeln sich stetig weiter und damit wächst voraussichtlich auch der Unterstützungsgrad im Praxisalltag. Rückblickend betrachtet war es die richtige Entscheidung, die ich genauso wieder treffen würde. Ich erwarte, dass sich aus der Integration in die KINIOS-Praxisgruppe noch viele interessante Aspekte für die tägliche Arbeit ergeben.

Dr. Di Maio: Rückblickend betrachtet war es definitiv die richtige Entscheidung, den Schritt zu dem Zeitpunkt zu gehen. Der gesamte Prozess verlief sehr fair und auf Augenhöhe. Wir erleben eine sehr vertrauensvolle Zusammenarbeit mit maximaler Wirkungsfreiheit und mit einem starken strategischen Partner an unserer Seite, der uns unter anderem die Perspektive eröffnet für weitere strukturelle, persönliche und professionelle Weiterentwicklungen. Alle Aspekte zusammengefasst, würde ich wieder dem Praxisnetzwerk der KINIOS GmbH wieder beitreten.

Welche Pläne und Ziele gibt es für Sie und die KINIOS-Gruppe für die Zukunft? Und wo sehen Sie sich in fünf Jahren?

Dr. Di Maio: Neben den bereits genannten Punkten ist es für mich wichtig, die Praxis weiterzuentwickeln und die personellen Ressourcen sowie Arbeitsabläufe für alle zu optimieren. Ich freue ich mich auf den Austausch mit den Kollegen des Netzwerkes, von ihnen zu lernen und meine Expertise einzubringen. Mittelfristig kann ich mir gut vorstellen, mich unter anderem mehr mit den Themen Strategie und Weiterbildung der KINIOS-Gruppe, Konzipierung und Onboarding von neuen Standorten und KollegInnen, Fortbildung und Consulting zu beschäftigen.

Dr. Swart: Aus meiner Sicht bieten sich unserem MVZ in Zukunft nicht unerhebliche Wachstumschancen. Ziel ist es daher, in Kooperation mit KINIOS diese zu entwickeln und zu nutzen. Wie Herr Di Maio freue ich mich auf den persönlichen und fachlichen Austausch mit den Kollegen der KINIOS-Gruppe sowie auf die Perspektive, in der Unternehmensgruppe gestalterisch mitwirken zu können im Hinblick auf Standortentwicklung, Fortbildung, Consulting und strategische Planung. In fünf Jahren sehe ich mich als Teil des KINIOS-Netzwerkes mit der Fokussierung auf die konservative Orthopädie und Unfallchirurgie im bisherigen Praxisumfeld – mit strategischer und organisatorischer Unterstützung durch KINIOS.